El registro de las “no-conformidades” nos ayudará a tener un histórico para hallar la solución rápidamente, en caso de que vuelva a darse en un futuro o en otro proceso similar.
El sistema de gestión de la calidad tiene un enfoque basado en riesgos, lo que define aquellos procesos susceptibles de sufrir cualquier tipo de contratiempo y cómo solucionarlo, implementando una capacidad de respuesta que no genere no-conformidades. Las propuestas de mejora tienen un carácter preventivo, como una vacuna ante cualquier eventualidad que afecte nuestra misión final, entre las que se encuentra, cubrir las necesidades y satisfacción del cliente.
Ahora bien, desde el planteamiento y estudio de las no-conformidades, también se pueden llegar a generar acciones de mejora para prevenir las no-conformidades, asegurando que no vuelva a ocurrir ni se dé en otros ámbitos similares.
Una vez que tenemos el diagnóstico, analizando el comportamiento del proceso afectado, para encontrar las posibles carencias, detectaremos qué procesos están influenciados por el problema y su alcance en el sistema. De esta forma podremos determinar sobre qué proceso hay que actuar, además de definir indicadores para analizar y hacer seguimiento del proceso.
Las acciones de mejora son como un detector de problemas, antes de que surjan a la superficie. Esta anticipación nos va a permitir estar preparados ante cualquier imprevisto.
Sobre las no-conformidades
El sistema de no-conformidades no trata de buscar culpables, sino que trata de ayudar a que no se den errores que afecten a la organización y, si lo hacen, que el daño sea el mínimo. Hay muchos aspectos positivos en la detección de las no-conformidades, por ejemplo:
- Una vez que se ha corregido el error, lograremos un método más depurado evitando que se vuelva a ocurrir. Este ejercicio nos “entrenará” para detectar otras no-conformidades que puedan surgir.
- Al generar un registro con el tratamiento de estas no-conformidades, cualquier persona tiene acceso a la solución.
- Al documentar una no-conformidad detectada por la propia empresa, demuestra ante el auditor el conocimiento del proceso de tratamiento y nuestra capacidad de respuesta.
