Hay que pensar que una no-conformidad no supone el fin de nuestra certificación, ni mucho menos.
Este tipo de contratiempos nos va a ayudar a detectar errores, para mejorar el proceso o cuestión concreta, evitando futuros problemas y mejorando nuestro sistema de gestión.
Para poder afrontar una NO-CONFORMIDAD os damos las siguientes claves:
- Detectar la no conformidad: Lo primero es ponerse en acción, cuando se genera una no conformidad la organización tiene que reaccionar cuanto antes para detectar las causas y corregirlas, teniendo en cuenta, también, los efectos y consecuencias que haya causado dicha no-conformidad, por eso es importante actuar cuanto antes.
- Investigar las causas: Para detectar esa no conformidad y su alcance, analizaremos las causas que la han generado. Para ello podemos usar un diagrama causa–efecto o diagrama de pez, donde podremos ver el origen del problema y los efectos que ha generado, analizando sus causas y subcausas, determinando el alcance de dicho problema. También se considera importante evaluar si dicha no conformidad se ha producido más veces, o de forma similar.
- Análisis de acciones: Correcciones y acciones correctivas: Desde la organización no queremos que vuelvan a surgir estas no conformidades, por lo que trataremos de eliminar las causas que lo generaron. Una vez estudiadas las causas podremos decidir las medidas que hay que adoptar. Para solucionar la no-conformidad, se pueden tomar dos tipos de acciones: Corrección: acción que se toma de manera inmediata para solucionar la situación generada por la no conformidad; y acción correctiva: acción que se toma para eliminar la causa que ha generado esa no conformidad, evitando que vuelva a repetirse o se produzca en otros procesos similares.
- Implantar la acción: Dentro de la propia no-conformidad se definen los responsables y los plazos para la subsanación, además de la persona que revisará el resultado de las acciones llevadas a cabo.
- Reacción y evolución de las acciones: Una vez que se han tomado las acciones pertinentes, analizaremos los resultados para saber si han dado solución a la no-conformidad. En caso de que no se solucione, volveremos a plantear nuevas acciones correctivas y se volverán a revisar.
- Cierre de la no-conformidad: A la hora de cerrar una no-conformidad, tenemos que verificar que se ha solventado. En estos casos, se comunican las evidencias de dichas acciones al auditor.
Todo el proceso debe estar documentado para disponer de las evidencias de la no-conformidad, así como las acciones correctivas llevadas a cabo para su subsanación. También como herramienta para la empresa, en caso de suceder alguna no-conformidad similar.
