Para elegir una consultoría es tan importante la buena elección de un consultor experimentado como el presupuesto que esto conlleva.
Hay dos figuras claves en el proceso para conseguir nuestro certificado de calidad. Por un lado, necesitaremos los conocimientos y asesoramiento de un consultor experimentado, y, por otro lado, la certificación por parte de una entidad acreditada, ejecutada por la figura del auditor.
Consultora y certificadora deben ser independientes para mantener la imparcialidad, por eso, es el cliente quien elige la entidad certificadora con la que quiere auditarse. A continuación, vamos a ver cómo elegimos al consultoría:
El primer paso es contratar a un consultor que nos ayude a implantar el sistema de gestión de calidad, que sea capaz de adecuar la norma que queremos certificar a las necesidades, requisitos y manera de trabajar de la empresa, de la forma más eficiente y, por supuesto, económica posible. La implicación de los trabajadores y dirección de la organización también influirán de manera decisiva en el éxito del proceso.
La figura del consultor ejercerá una labor de formación y asesoramiento, facilitando los medios y técnicas, para el control y seguimiento de los procesos, ayudar en la integración de los requisitos de la norma en la organización, buscando la adecuación entre los puntos que hay que cumplir de la norma y la operativa real de cada empresa, enfocado siempre en la mejora continua y a la política de la organización.
Tal es la importancia de la selección de un buen consultor que existen unas recomendaciones en la norma ISO 10019:2005 Directrices para la selección de consultores de sistemas de gestión de calidad y la utilización de sus servicios.
Cualidades que deber tener el consultor
Ser consultor de calidad implica tener conocimientos tanto de la norma en cuestión como del mundo de la empresa y el sector de la misma. Pero no existe una formación específica, no es como ser médico o abogado, no hay una titulación o una profesión que nos pueda ayudar a detectar a un consultor. Sin embargo, hay que tener en cuenta el sector al que se dedica nuestra empresa, tener un consultor con formación o experiencia en dicho sector, será de gran ayuda, ya que parte de unos conocimientos, que otro consultor, sin experiencia o formación no cuenta
Algo muy básico y efectivo es pedir el currículo de la persona que va a ofrecernos sus servicios de consultoría, evaluando sus casos de éxito, incluso contactando con otras empresas para conocer su experiencia y trato. Una empresa de consultoría o un consultor no dejan de ser un proveedor. Lo seleccionaremos teniendo en cuenta unos puntos básicos:
- Información básica: Donde está ubicado el proveedor, número de oficinas, trabajadores, experiencia, años en el sector, casos de éxito, referencias de clientes… El apoyo de infraestructura y conocimientos que ofrece una empresa de consultoría es muy amplia y más segura que un consultor autónomo. Al contar con un amplio equipo de técnicos consultores, especializados por sectores y/o normas, con ello tenemos la tranquilidad de que el consultor no nos va a dejar “plantados” durante el proyecto, al contar con una amplia red, en caso de cualquier incidencia con el consultor, contaremos con el equipo necesario para que nuestro proyecto salga adelante con éxito.
- Conocimientos: Es básico que conozca tanto la norma que se quiere implantar, como el sector y requisitos generales de aplicación en la empresa en cuestión. Es importante, conocer los clientes con los que cuenta, similares a nuestra organización, o incluso pedir referencias del consultor a dichos clientes, para que nos den información sobre dicho profesional durante el desarrollo de su proyecto.
- Confianza: El proveedor debe ser capaz de transmitirnos confianza. Como empresa necesitamos que el proveedor trabaje con nosotros, que no abandone el proyecto y que sea capaz de cumplir con sus obligaciones en el plazo acordado.
- Implicación: Hay proveedores que se ilusionan con nuestra empresa y proyecto, y otras que simplemente nos consideran una más, un certificado más, sin aportar ningún tipo de valor, incluso utilizando la famosa metodología del “copia y pega”. Es importante que el proyecto sea único y adaptado al 100% a nuestra organización, un buen consultor conseguirá este objetivo.
- Filosofía de trabajo y Capacidad de Adaptación: El consultor debe tener la capacidad de adaptar la norma a la empresa, con la filosofía de mejorar y aportar, y no de restar o “rellenar papeles” para cumplir con el expediente, esa nunca debe ser la metodología.
- Servicio Post Venta (Mantenimiento): El trabajo no se acaba el día de la auditoría y la obtención del certificado. El Sistema de Gestión tiene que estar integrado en el día a día de la empresa, tiene que estar vivo y ser cambiante adaptándose a las necesidades y requisitos de la organización en cada momento, tiene que cambiar con las circunstancias de la propia organización.
Nos interesa que el consultor siga trabajando con las mismas ganas después de conseguir la certificación, nos servirá de asesor y apoyo para consultarle cambios, revisar que se siguen cumpliendo los procedimientos implantados, etc. - Precio: Lo ideal es tener varios presupuestos y comparar, teniendo en cuenta, como hemos dicho anteriormente, las capacidades y cualidades del consultor.
- Garantías: Muchas consultoras ofrecen la garantía de certificación por contrato, de este modo estaremos seguros de que harán todo lo posible para que el resultado sea positivo.
Presupuesto
A la hora de valorar el presupuesto debemos que tener cuenta:
- Tamaño de nuestra empresa y delegaciones, en cuanto a instalaciones y personal, propio o subcontratado.
- Número de días que va a necesitar el consultor para visitar todos los centros que se quieran certificar.
- Inclusión de auditoría interna
- Asesoramiento en la Revisión por la Dirección.
- Labores de gabinete, para preparar la documentación y adaptar la norma a los procedimientos y procesos de la empresa.
- Acompañamiento en la auditoría de certificación.
Por otro lado, junto con el presupuesto de los servicios de consultoría, tendremos en cuenta el presupuesto de la entidad de certificación (desarrollados en el siguiente punto). Tener una idea general del esfuerzo que nos va a suponer implantar el sistema de gestión, nos ayudará a determinar el tiempo invertido, para establecer un precio con e consultor.
Implantar un Sistema de Gestión es una inversión con multitud de beneficios, por lo que hay que considerarlo un gasto, sino una inversión para la continuidad de nuestro negocio, una estrategia que nos permitirá llegar a nuevos clientes y mercados.
