El primer pensamiento cuando hablamos de “adaptar” la norma a nuestra empresa es que hay que cambiar nuestra forma de trabajar, pero es falso.
Seguro que en la organización ya llevamos a cabo algunos procesos del SGC (Sistema de Gestión de Calidad) sin saberlo, como: tener definidas estrategias, objetivos, procesos y una estructura básica… Normalmente en lo que suelen fallar las empresas es en tener todo bien definido y documentado por escrito, ya que la trazabilidad es un elemento muy importante y que muchas veces olvidamos.
La adaptación de la norma a nuestra organización debe darse como un proceso natural, no forzar una implantación totalmente nueva y radical. Para poder hacer la transición más natural necesitaremos confiar en nuestro consultor, que, tras evaluar todos los procesos y departamentos de nuestra empresa; nos ayudará a elaborar una documentación básica, evitando generar documentación innecesaria, con el enfoque de adaptar la norma a los procesos de la empresa, aportando un valor añadido a lo ya desarrollado. De este modo, no crearemos documentos innecesarios, ni registros repetitivos.
El proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, SGC a partir de ahora, puede desarrollarse en dos marcos diferentes:
- Que la empresa ya disponga de un SGC propio y se tenga que adaptar a nueva versión de la norma, como es el caso de las últimas versiones de ISO 9001 o ISO 14001 de 2015, o la reciente ISO 27001 de 2017, entre otras. En este caso, el consultor estudiará de manera detallada toda la documentación, procesos y proyectos; evaluando el sistema vigente y adaptándolo a los requisitos de la nueva versión.
- Que la empresa no tenga desarrollado un SGC. En este caso el consultor ayudará y asesorará a la empresa en el análisis de sus procesos, el establecimiento de medidas de seguimiento y control, así como las mejores herramientas para evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos por norma.
El tiempo para implementar un SCG depende del volumen de la empresa. Se puede tardar de 3 a 12 meses, ya que desde que se implanta el sistema debe pasar un tiempo para tengamos registros evidencias de la implantación en todos los procesos y verificar que funciona íntegramente en la empresa.
Antes de la auditoría de certificación, se realiza una auditoría interna. Dicha auditoría es la “preparación” para la auditoría de certificación. Los requisitos del auditor interno serán definidos por la organización, no obstante, éste debe ser independiente a los procesos a auditar. Por lo que, lo más conveniente es que, nuestro consultor o al ser posible un compañero del mismo, realice la auditoría interna en nuestra organización. De este modo, nos garantizamos la imparcialidad en los procesos, cosa que quedaría en entre dicho si elegimos a personal propio interno de la organización para auditar los procesos de la propia empresa.
Y, por último, la realización de la revisión del Sistema por la Dirección se debe realizar a intervalos planificados, lo ideal es que, como mínimo una vez al año, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación del Sistema de Gestión con la dirección estratégica de la organización.
Realizar la revisión del sistema por la dirección de la organización, tras la auditoría interna, de este modo se analizará en la misma, los resultados de dicha auditoría.
